Evenemangstyper: Från konferenser till bröllop

Oavsett om det gäller bröllop, kongresser, fester eller små mottagningar – oavsett hur stort och omfattande det ska bli, bör man alltid ställa sig samma frågor redan från början: Vad är bakgrunden till mitt evenemang? Hur många personer bjuder jag in? När ska det hela äga rum? Och var ska jag anordna evenemanget? Man bör alltså, så att säga, ställa sig frågan om evenemangets syfte innan man börjar planera, och inte bara sätta igång. Eller låt oss säga så här: Evenemang som man har planerat utan någon tydlig plan märker man oftast ganska snabbt…

Som en liten hjälp vid beslutsfattandet har vi sammanställt några evenemangstyper åt dig. Låt oss kalla det ett ”vad vill du ha?” i evenemangsvärlden.

Kvällsevenemang och fester (gala/baler/fest)

En trivial men ändå avgörande faktor för evenemanget är att kvällsevenemang, oavsett om det är en formell gala, en bal eller en avslappnad fest, äger rum på kvällen. Oftast tar man med sig en ledsagare (frivilligt eller ofrivilligt), vilket har stor inverkan på antalet deltagare. Beroende på kvällsevenemangets form är baler och galor (ja, det heter verkligen galor) något mer krävande att organisera jämfört med fester.

Medan man vid baler och galor satsar på högkvalitativa material hos Inbjudningar, Menykort och Deko bör användas, räcker ofta redan vid fester Flyer, Klistermärken och pappers tallrikar.

Utställningar och mässor

Här kan man ur affärssynpunkt knyta massor av nya kontakter och presentera sitt företag eller sin produkt för en bred, oftast mycket intresserad publik. Besökarna kommer så att säga med en vilja att lära känna något nytt. Det gör det å ena sidan lättare, men å andra sidan är man tyvärr inte ensam, så man bör i god tid ta hand om rätt utrustning för sin mässmonter ta hand om. 

Möjliga sätt att på ett målinriktat sätt leda besökarna till den egna montern: Disken, Flaggor, Ljusspelare, Tält/paviljonger och massor av Reklammaterial. För det gäller att fylla de populära mässpåsarna med egna material innan någon annan hinner före. Här får man gärna vara lite mer kreativ – den femte kulpennan ger kanske inte längre den där stora wow-effekten.

Alla evenemangsbesökare når

Det är förstås roligt att se bekanta ansikten på sitt evenemang. Men även nya ansikten bidrar till att driva verksamheten framåt. Dessa potentiella evenemangsbesökare når man naturligtvis inte via de egna CRM-kanalerna (det vill säga genom kundvård av befintliga kunder). Eftersom kundförvärv är ett mycket mångfacetterat område och skulle spränga ramen för denna lilla underrubrik, så bara så mycket: Vem kan de potentiella nya kunderna vara och hur når jag dem? Oavsett om jag vänder mig till dem med specialanpassad målgruppsinriktning via annonser på sociala medier eller med taktiskt smart placerade utomhusreklamkampanjer (se våra artiklar om ämnet Utomhusreklam), om jag inte vet vilka de blivande besökarna ska vara blir det svårt, dyrt och det finns liten utsikt till långa köer vid ingången. 

Festivaler – evenemang i toppklass

Till skillnad från små mottagningar är festivaler i princip evenemangsbranschens mästarklass. Besökarna står visserligen också upp, men det är förmodligen den enda gemensamma nämnaren, eftersom en festival, beroende på storlek, kan bli en verklig organisatorisk jätteuppgift. Här kan det visserligen räcka med scenbanderoller och displayer, men när man väl förväntar sig flera tusen gäster är det Produktionslista snabb länk till toppen.

Utrustad för företagets jubileum

Att fira ett jubileum är nästan en personlig angelägenhet. Medarbetare, kollegor och viktiga kunder – det är egentligen allt. Man firar så att säga sig själv, och för att minnas det så länge som möjligt krävs det rätt Merchandise extremt viktigt. På så sätt kan man vid ett 30-årsjubileum uttrycka sin beundran över 10-årsjubileumsnål knappt kunde undertrycka skrattet hos kollegorna vid grannbordet.

Att fira två människors kärlek

Beteckningen ”Masterclass” har visserligen redan tilldelats festivaler, men bröllop kan när det gäller organisationen mycket väl jämföras med festivaler. Det är visserligen oftast färre än ”tusentals” gäster, men det känns ofta så. Just vid bröllop gäller: pengar spelar ibland ingen roll längre, ingenting får saknas och om det Informationsskylt Om pilen som pekar mot ”Buffett” plötsligt har böjts eller om texten på den har runnit ut, stiger dramatiken snabbt till oändliga höjder.

Konferenser och kongresser

Här samlas experter, ibland till och med med internationellt deltagande, under en till flera dagar. Man kommer för att ta med sig något. Även om detta snarare begränsar sig till affärsmässiga aspekter, så finns det ändå även Block, Mappar, Broschyrer eller Mappar med – dessa bör man alltså låta tillverka i enlighet med konferensens/kongressens varumärkesprofil.

Stärka det egna teamet

Stärka sammanhållningen, lära känna varandra bättre, ha roligt. Det är grundpelarna för evenemang inom företaget. Det finns många möjligheter att stärka dessa mänskliga band. Det kan handla om en eftermiddag med olika sportiga lekar, men man kan också laga mat tillsammans. Det som nästan alla ser fram emot, oavsett typ av evenemang, är minnen som T-tröjor eller Jackor. 

Presentera nya produkter

Det är en smaksak hur man vill presentera nya produkter eller framgångar. Från kändisvärdar till små produktlanseringar vid det veckovisa mötet, från ljus- och lasershower till en PowerPoint-bild. Om man vill ha en BIG BANG eller inte är upp till en själv. Evenemangets storlek är dock naturligtvis avgörande för förberedelserna. Från internt placerade affischer fram till Out-of-home-kampanjer Allt är möjligt.

Seminarier och workshops

Kunskapsförmedling – det är kort sagt vad det handlar om. Just i mindre grupper är detta informationsflöde som mest effektivt, förutsatt att man har lämpliga lokaler och är väl förberedd. Pauser är viktiga, liksom förtäring. Det går visserligen att hålla seminarier och workshops online i form av webbinarier, men den personliga kontakten ger fördelar. Det beror i hög grad på omfattningen och ämnena; för exempelvis två timmars seminarier behöver inte alla medarbetare från andra regioner resa hit. Men den som någon gång har tillbringat en flerdagars workshop på distans framför skärmen skulle säkert föredra att resa hit.

Om man anordnar ett ”offline”-seminarium kan man överväga att producera ”offline”-material, såsom Kulspetspennor, Mappar, Block eller till och med hela Broschyrer om de ämnesområden som ska diskuteras.

Öppet hus

Som namnet antyder bjuder man in besökarna till den dagliga verksamheten. Det kan handla om skolverksamhet, men även om kontorsverksamhet, fabrikslokaler eller forskningsanläggningar. Det handlar så att säga om små PR-evenemang där man kan erbjuda en autentisk titt bakom kulisserna. För att förlänga upplevelsen något kan man med hjälp av reklamgåvor och små presenter låta besökarna ta med sig en bit av dessa upplevelser och behålla ett gott minne, och på så sätt även bli en del av besökarnas vardag.